Nordisk Mesterskab 2013 for OK-joller - 3. møde 10/4-13

Referat fra møde den 10. april 1013 i arbejdsgruppen for NM OK joller 
  
Formål med mødet:
 
Gennemgå status på aktiviteter og igangsætte kommende aktiviteter. 
 
Deltagere: 
 
Henry SøndergaardHSS - referent
Lars AndresenHSS
Lars Jørgen AndresenHSS
Lars PlejdrupHSS
Thomas KvistHSS
Jesper StrandbergHSS / OK-jolle Klubben - deltog i sidste del af mødet
Henrik JensenHSS - afbud
 
Dagsorden:
 
1. Pressemeddelelser til den skrevne presse ?
 
2. Orientering til hjælpere
 
3. Status mandskab (indkøb, forplejning fredag, lørdag/søndag, fest, mandskab sikkerhedsbåde)
 
4. Præmier ?
 
5. Endelige sejladsbestemmelser
 
6. Opdateret budget
 
7. Eventuelt 
  

  
Ad 1. Det blev aftalt at:
 
Lars J. udarbejder udkast til pressemeddelelse samt oversigt over relevante medier. Lars J. forslag drøftes på det næste møde.
 
Lars P. er ”pressemand” på land under stævnet, og tager sig af besøgende sponsorer.
 
Ad 2. Det blev aftalt, at Henry inviterer alle officials hjælpere til orienteringsmøde mandag den 29. april 2013 kl. 19.00 i klubhuset.
 
Ad 3. Oversigt over mandskab og opgavefordeling blev drøftet. Bemanding og opgavefordeling er stort set på plads. Der mangler hjælpere på sikkerhedsbådene.
 
Det blev aftalt, at der udpeges en ”pladsmand”, som skal sikre fremkommelighed på sejlklubbens areal, og henvise parkering til den offentlige parkeringsplads.
 
Ad 4. Det blev aftalt, at de 3 første placeringer ud over DS plaketter skal have en flaske champagne. En lokal OK Jollesejler – Claus Hagerup - CWC vine donerer flaskerne, og vil gerne komme med et bud på leverancen til lørdagens middag. 
  
Derudover skal der være ”almindelige” præmier for hver femte betalende deltager samt lodtrækningspræmier. Endvidere er der T-shirts til alle deltagere og hjælpere samt en overraskelse til alle. Hjælpere og foreløbigt tilmeldte spørges om trøjestørrelser, så vi kan ramme en hensigtsmæssig fordeling.
 
Den flotte opbakning fra sponsorer har gjort det økonomisk muligt, at give alle deltagere en HSS oplevelse..
 
Lars P. er i kontakt med Weidinger Glas angående bestilling af præmier. Henry foranlediger, at bestillingen koordineres med Kapsejladsudvalgets indkøb af præmier.
 
Det blev aftalt, at Henrik Michelsens tilbud om kager leveret af hans firma modtages med tak, og at firmaet skal have en passende omtale i pressen.
 
Herunder blev det aftalt, at Lars P. arbejder med en ide om, at sondre imellem sponsorer og støttefirmaer.
 
Ad 5. Henry sender mail til Troels og Michael, for at bede dem udarbejde de endelige sejladsbestemmelser.
 
Ad 6. Lars P. gennemgik det opdaterede budget, som nu indeholder midlerne fra sponsorer. P. t. udviser budgettet et beskedent mindreforbrug. Det stiles efter et nul resultat.
 
Ad 7. Det blev aftalt, at vi vil bede Henrik Jensen forsøge at leje en bad-/toiletvogn, og aftalen om at leje 1 campingvogn fastholdes.
 
Vi skal huske at ringe til Lejre kommune angående tømning af toilettank samt aftale med Jesper hvordan vi forholder os vedrørende strøm til campingområdet.
 
Det blev aftalt, at Henry laver et oversigtskort, som viser ”hvor foregår hvad”, til udlevering og orientering til sejlerne.
 
Sponsorer, Lejres borgmester og folkeoplysningsudvalget er inviteret til at besøge os i løbet af stævneweekenden. 
 
Henry kontakter Herslev Bryghus Trine angående sejlernes virksomhedsbesøg.
 
Næste møde er onsdag den 24. april 2013 kl. 19.00 i HSS klubhus. 
 
Informationsmøde for hjælpere, mandag 29. april kl. 19:00 i HSS klubhus.
 
 
For ref. Henry