Referat fra bestyrelsesmøde 3. september 2012

Deltagere: Tommy, Mejnert, Ole, Knud, Kristian og Lars (REF)
Afbud fra: Thomas
 
1 HAVNEFOGEDEN:
  • Bro 3, udskiftning af defekt planke er nødvendig, for at forhindre at nogen kommer til skade. Tommy beder havneudvalgsformand Henrik tage affære.
  • Lys på bro 2 dur fortsat ikke - eller er ikke slået til - der har været elektrikker på sagen. Skal undersøges, da der er meget mørkt om aftenen.
  • Juniorfar Brian har sat LED-lamper op, så strømforbruget til oplysning af pladsen nu er 2 x 36 watt i stedet for 2 x 1000 watt - det må kunne mærkes på el-regningen. Tak til Brian for indsatsen.
  • Peter Andersen har fået en ny Granada 27, efter den tidligere sank. Tillykke med båden.
  • Havnepenge, kr. 6.150,- er overdraget til kasserer Knud. Et flot resultat.
  • Betaling af havnepenge i kuverter fungerer fint. Det er Tommys indtryk, at der ikke er gratister, som snyder med betalingen.
  • Mejnert oplyser at Dan Poulsen har tilbudt at hjælpe med oprydning i det aflåste værksted. Fint tilbud, som skal viderebringes til havneudvalget, der står for værkstedet.
  • Takkebrev fra OKK, Holbæk i anledning af Adventure Race 19-21. juni for 34 soldater fra Garderhusarregimentet i Slagelse.
  • Nanna Voss har fjernet sin Optimist- og Laserjolle som lovet.
  • Louise Elbjerg (ikke medlem) har stadig to fastlåste kajakker i maskeskuret. De fjernes inden master skal vinteropbevares.
  • Ingen nyt vedr. Mustang - skal fjernes senest lørdag 13. oktober, som besluttet ved bestyrelsesmøde 13/8-12.
  • Nyt medlem med træbåd beliggende i Roskilde har spurgt om han må benytte frie gæstepladser hos os - samme vilkår som for svajerne gælder.

2 FORMANDEN

  • DS Foreningspakken - en del korrespondance, bl.a. i kredsregi.
  • Udvidet bestyrelsesmøde mandag 10. september kl. 18:30. Gennemgang af punkter, bestyrelsen ønsker på dagsordenen:
    • Husudvalg, herunder manglende formand
    • Vagtstue modernisering
    • Havemøbler - Kristian Borup har foreslået nogle nye
    • Køkken, reperation efter vandskade, eller gennemgribende renovering senere
    • Status på udvalgenes konti 
  • Ekstraordinær generalforsamling holdes 27 oktober kl. 13:00 i forbindelse med standernedhaling og første fælles bådoptagning.
    • Elektronisk indkaldelse til generalforsamling (via hjemmeside)
    • Medlemmer har ansvar for at klubben har opdaterede kontaktoplysninger
      Dette i forbindelse med at kasseren har haft en del besværligheder med at få rykkere frem til medlemmer.
  • Silde- og pølsebord efter ekstraordinær generalforsamling.
3 KASSEREREN
  • Klubben er absolut solvent.
    • kr. ~594.000,- på almindelig konto
    • kr. ~300.000,- i fonden.
  • Beløbene er efter betaling af moms ~48.900 og køb af Zoom jolle 10.000,-
  • Modsat tidligere har det ikke været muligt at lave et samlet regnskab for Sydfjordsstævne og sejlerfest - Knud vil gerne samle trådene, men behøver bilag fra kapsejlads- og juniorudvalg. Den uformelle sejlerfest løb rundt - med 1-200 kr. i overskud, når alt var gjort op.
  • Opkrævninger for ventelisteindskud, oprydning af vinterplads og indskud for havneplads, og andre 'engangsbeløb opkræves fremover med girokort, omend det medfører ekstra arbejde for kassereren.
  • Kontingent, havnepladsleje, sommerpladsleje samt vinterpladsleje opkræves uændret via PBS, når det er muligt.
  • Dårlige betalere har fået to rykkere, som praksis har været hidtil. Kasseren foretager sig ikke yderligere, og sletter ved årsskiftet de medlemmer, der ikke har betalt al gæld iht. vedtægternes § 8. I enkelte tilfælde, har medlemmer ikke sørget for at klubben har opdaterede kontaktoplysninger - det har givet ekstra arbejde. 
  • Idéen, at foreslå to terminer (30/6 og 31/12) til §8, blev luftet - det vil medføre mere arbejde for kassereren, men vil give en hurtigere "oprydning" blandt langsomme betalere. 
  • Vi benytter ikke DS' foreningspakke, og har ikke umiddelbart behov for nyt system.
  • Separat konto til indbetaling for lån af klubhus oprettes. Når kontonummer er på plads, skal det lægges på hjemmesiden.
  • Medlemmer, der har reserveret klubhuset iflg. kalenderen vil herefter blive opkrævet det fulde beløb til indbetaling senest ved årets udgang. Ved manglende indbetaling bortfalder reservationer.
  • Telefonliste til Jørgen Binzer, til opfølgning vedr. bådoptagning.
8 EVENTUELT
  • Køkkengulvet har rettet sig så meget som det lader sig gøre efter vandskaden. Forsikringsselskab har tilbudt 7.500,- hvis vi selv ordner gulvet. Dette inkluderer næppe vinylgulv, Knud tjekker. Måske skal vi ordne gulvet under skabe - i så fald skal elementer skiftes.
  • Kristian danner overblik over forsikringer på klubbens både, bådtrailere mv. og vil løbende vedligeholde policerne, når gammelt sælges og nyt købes. 
  • Noget skuffende har Tove oplyst at hun ikke er i stand til at arrangere fest i forbindelse med standernedhalingen, som stillet i udsigt ved generalforsamlingen i februar. Vi 'nøjes' derfor med silde- og ostebord.
  • Klubhus udlånt søndag 11. november til Tolstrupkoret, der er en kulturel forening i Lejre Kommune, til stemmetræning mv.
  • Ændringer af tekst på hjemmeside vedr. lån af klubhus, samt reservationer frem til 2016 - se her...