Referat fra bestyrelsesmøde, 13. august 2012

Deltagere: Tommy, Mejnert, Ole, Thomas og Lars (REF)
Afbud fra: Knud og Kristian
 
1 HAVNEFOGEDEN:
  • Tommy har modtaget kr. 4.300,- fra Ole Poulsen pva. Hemming Sørensen. Båden lægges for svaj efter sommerferien.
  • Peter Andersens Granada sunket pga. defekt kølevandsslange. Forsikringsselskabet har sørget for at båden er hævet igen.
  • Hein Bornebuch har købt båd igen; lægges for svaj resten af året, indtil havneplads kan tildeles i 2013.
  • Mangler lynlåseposer til havnepenge; Tommy har dog til et par uger endnu. Lars har nogle liggende.
  • Numre mangler på nogle OK-joller og jollevogne - Thomas sørger for at det bliver bragt i orden.
  • Reservenøgle til slæbested er forsvundet - Tommy får lavet en ny.
  • Lys på bro 2 dur ikke. Slår sikring, når vandværket starter. Lys er slået fra af Niels Wolff, så vandforsyningen er sikret. Elektriker er sat på sagen.
  • Indtil nu, cirka 150 overnatninger, hvoraf cirka 100 er FH-overnatninger.
  • Klaus C og et nyere medlem har meldt sig til hjælp med græsslåning - intet mindre end herligt!
  • Vore gæster er glade for at besøge Herslev - et fint takkebrev fra en af dem lægges på hjemmesiden.
  • Jørgen B har arrangeret bådoptagning 13. og 27. oktober samt 10. november - annonceres på hjemmesiden.
  • Mejnert minder om at tidligere medlem Nanna Voss har lovet at fjerne Optimist- og Laserjolle i august - Lars sender en hilsen.
  • Tidligere medlem Louise Elbjerg har et par kajakker liggende fastlåst i maskeskuret. De skal fjernes.
  • Mejnert har fået oplyst at tilbud på kran er tilsendt Knud. Vi skal have sat iværk så kran er tip-top, når masterne skal af for vinteren.
  • Der er medlemmer, der efter opkrævning for diverse ydelser, beder om fritagelse for betaling (eksempelvis, hvis en båd er fjernet fra pladsen efter 1. juli eller 1. december). Skæringsdatoer og terminer er klare, og der skal ikke bruges kræfter på at administrere undtagelser.
  • Havnefogeden træffes på mandage kl. 18:00-19:00 - ikke på alle tidspunkter på alle ugens dage. Det er en stor frivillig opgave, der løftes i fritiden, så træffetiderne bedes overholdt.
  • De nye LED-lamper mangler at blive sat op - Thomas har aftalt med Brian (juniorforælder), at de sættes op den kommende weekend.
2 FORMANDEN
  • Udvidet bestyrelsesmøde holdes mandag 10. september kl. 18:30. En let anretning - fx. ost og pølser serveres.
  • Har godkendt at vi låner klubhuset ud til borgermøde, onsdag 15. august fra 17:00 til 20:00. Fint at sejlklubben kan hjælpe i lokalsamfundet.
  • Tre nye medlemmer skal bydes velkommen med brev fra formanden efter ferien.
  • Formand for husudvalget efterlyses fortsat.
3 KASSEREREN
  • Knud ikke til stede.
  • Et par medlemmer har påpeget at alene klubkontingent, havnepladsleje/sommerpladsleje samt vinterpladsleje bør opkræves via PBS.
  • Enighed blandt de fremmødte om at ventelisteindskud, oprydning af vinterplads og ligende bør opkræves separat, ved girokort. Detaljer, som fx. om dette også skal gælde indskud for havneplads, vendes med Knud ved næste bestyrelsesmøde.
4 FRIHAVNSORDNINGEN
  • Vi får kun FH-mærker svarende til antal både med havneplads. Dette korrigeres af Thomas, så vi får for alle havnepladser. Det rettede antal pladser skal indberettes til Foreningen af Lystbådehavne I Danmark (FLID).
  • Fra næste år skal medlemmer med havneplads selv hente og påsætte FH-mærkerne. Tommy udleverer på sin faste 'kontortid' mandag.
  • Eventuelt uafhentede FH-mærker kan efter 1. juli afhentes af bådejere, der har betalt for svajplads.
  • Ændringerne er foretaget for at så mange af medlemmerne som muligt kan drage nytte af Frihavnsordningen. Hvis både med fast havneplads alligevel ikke benytter sig af den, kan både med låne- eller svajplads lige så godt drage nytte af dette fælles gode.
5 HJERTESTARTER
  • Hvem bør denne sortere under?
  • Enighed om at det må være husudvalget, da den jo findes i klubhuset. Vi tager det op ved udvidet bestyrelsesmøde.
6 HENSTÅENDE BÅDE PÅ LAND
  • Ingen tilbagemelding fra Henrik vedr. Mustang, så formanden sender anbefalet brev til ejeren om at båden fjernes for dennes regning og risiko, hvis båden ikke er fjernet inden første fælles bådoptagning lørdag 13. oktober.
  • En båd står uhensigtsmæssigt, og skal flyttes i forbindelse med første bådoptagning; Drabant 22 - Ole kontakter ejeren om fremmøde 13. oktober (ellers flyttes for ejers regning og risiko).
  • To både må stå på havnen indtil første fælles bådoptagning i 2013; Marieholm og Ea Mari. Ejerne skal nok mindes om dette, senest ved sæsonstart 2013.
7 HUSUDVALG / VAGTSTUE
  • Storartet initiativ, Aase, Gunnar, Steen, Arne og Dorte (tovholder) har taget.
  • Fuld opbakning til projektet - Ole beder Dorte invitere gruppen til udvidet bestyrelsesmøde, 10. september.
  • Bestyrelsen vil foreslå at nyt fjernsyn købes inden havnevagterne begynder, da manglen nævnes utallige gange i vagtbogen.
8 EVENTUELT
  • Køkken - Gulvet har rettet sig så meget som det lader sig gøre. Overblik over det forsikringsmæssige må afvente til efter Knuds ferie. Herefter bør det overvejes om køkkenet skal 'have en større tur'.
  • Husudvalg skal tages med på råd - vi kan måske trække på nogle af vore nyere aktive medlemmer med håndværksmæssig baggrund.
  • Miljøplanche / oversigtsskilt - Lars savner oplysninger om, hvad denne skal indeholde - er dog inspireret af besøg i Holbæks gamle havn.
  • Thomas har modtaget trykte spørgeskemaer, sponsoreret af Trekroner - stor tak for hjælpen!
  • Udlån af klubhus - indtil afløser for Aase er helt på plads, kan klubhuset reserveres på mailen hsshus<>gmail.com 
  • Nye retningslinier for medlemmernes lån af klubhuset er besluttet og lagt på hjemmesiden: 
          NU

Vær opmærksom på at kun klubbens medlemmer kan låne huset, og at anvendelsen er til medlemmets eller den nærmeste families arrangementer. Nærmeste familie er ægtefæller/samlever og børn.

Klubhuset kan lånes i tidsrummet 1. oktober til 30. april. I perioden er klubhuset reserveret til eventuelle klubarrangementer den sidste fredag i hver måned. Låneperioden er 1½ døgn, fra kl. 21:00 på datoen før udlånet til kl 9:00 på datoen efter udlånet.

Der skal der være uhindret adgang til klubhuset for klubbens medlemmer indtil kl. 14:00 på lørdage med fælles søsætninger og bådoptagninger. 

Pris: kr. 2.500,- hvoraf kr. 1.000 depositum betales ved bestillingen.

Et depositum á kr. 1.000,- tilbagebetales ved deltagelse i den årlige forårsrengøring.

 FØR

Vær opmærksom på at kun klubbens medlemmer kan låne huset, og at anvendelsen er til medlemmets eller den nærmeste families arrange-menter. Nærmeste familie er ægte-fæller/samlever og børn. 

Klubhuset kan lånes i tidsrummet 1. oktober til torsdag før pinse, fra kl. 12:00 på lånedagen til kl. 12:00 den følgende dag. 
 
Pris: kr. 2.500,- hvoraf kr. 1.000 depositum betales ved bestillingen.
 
Depositum tilbagebetales ved deltagelse i den årlige forårs-rengøring.

  • Det bemærkes at depositum ikke tilbagebetales ved aflysning/annulering, samt at der kun tilbagebetales kr. 1.000,- pr. medlem / pr. kalenderår ved flere lånedatoer.
  • Efter Knuds ferie skal det aftales hvordan depositum for lån af klubhus betales og tilbagebetales - indtil da må vi klare os med en cigarkasse.
  • Allerede aftalte udlån uden for den nye låneperiode respekteres naturligvis; se oversigt som bilag til referat.
  • Billig laminator købt til diverse udendørs opslag - tak til Niels W. for hjælp indtil nu.
  • Klubbens forskellige bestemmelser, havnereglement, pricipper for tildeling af havnepladser, retningslinier for lån af klubhus, bortskaffelse af affald osv. osv. er fuldt tilstrækkelige, når de følges efter hensigten. Bestyrelsen er af den opfattelse, at de såvidt muligt imødekommer medlemmernes forskelligartede ønsker og behov, inden for de givne rammer.
  • Overordnet set er det ude af proportioner at en stor del af bestyrelsens og havnemyndighedens frivillige arbejde består i at behandle sager om medlemmer, der 'snyder' på andre medlemmers bekostning. Fx. at kassereren skal bruge tid på at rykke for afgifter for havnepladser midt på sommeren, og at bestyrelsen må samles til ekstraordinære bestyrelsesmøder (hvis afholdelse og indhold ikke refereres af diskretionshensyn) for at behandle enkeltsager.