Referat fra bestyrelsesmøde, 7. maj 2012

Deltagere: Tommy, Mejnert, Ole, Knud, Thomas, Lars (ref). Afbud fra Kristian
 
[tilføjelser indtil 16. maj 2012]
 
1 - Havnefoged

44 både på land - mindst 20 forventes søsat lørdag 12. maj. Hvad med resten? Se punkt 5) Både på land.

Tommy har hørt at vandhaner rundt omkring er frostsprunget - har ikke nået at tjekke om det er korrekt.Tommy har hørt at vandhaner rundt omkring er frostsprunget - har ikke nået at tjekke om det er korrekt.
 
Mejnert, gennemgang af skyldnere med kasserer:
  • 607 er ikke tildelt havneplads grundet manglende betaling - kasserer bekræfter at betaling d.d. ikke er registreret trods rykkere. Der tildeles ikke havneplads før alle skyldige beløb er registeret som indbetalt - herefter kan der findes en plads. [Betaling er nu foretaget].
    Lignende tålmodighed og ihærdighed fra kassererens/bestyrelsens side kan ikke forventes fremadrettet.
  • 713 båd står stadig på havnen - kasserer giver besked, når gammel gæld er ude af verden, skal have nyt medlemsnummer (slettet som medlem, da gæld er oparbejdet over en årrække). [16/5-12 skyldes stadig].
  • 1474 skylder stadig, båd står på havnen og forventes søsat 12. maj.
  • 1627 slettet som medlem, har to kajakker på havnen, hvad med dem?
  • Nanna Foss (udmeldt) har optimist og laser på havnen. [Efter mødet er det oplyst at jollerne ønskes solgt / alternativt fjernes i juli-august. Juniorformanden er informeret].
Slibemaskine forsvundet - efterlysning på hjemmesiden siden 14. april har ikke tilvejebragt den.
 
Havneudvalg har ansvar for kranen - et tilbud om automatisk stop skulle være modtaget - Knud tjekker og giver besked. [Der er 6/6-11 betalt for lovpligtigt eftersyn og prøvebelastning; vi har ikke et tilbud liggende].
 
Thomas oplyste at svajområde er etableret, og at Kasper Christensen bliver ny svajerformand.
 
2 - Formand
 
Oplysninger til FLID: 91 havnepladser, cirka 250 gæster i 2011 (de fleste medlemmer af Frihavnsordning). Login / password efterlyses - man skal logge på for at læse de fremsendte informationer. [Login / password er efterfølgende cirkuleret].  
 
Opdatering mht. punkterne 6) Oprensning af sejlrende og 7) Udgravning i skrænt.
 
Nye medlemmer: Bent Rasmussen, Frank Saxe Andersen, Jacob Coff, John Skjoldby Petersen og Kasper Christensen (svajerformand). Flere på vej...
 
Formanden har overvejet at flytte intro-møde for nye medlemmer for at få de seneste med - han møder imidlertid op 8. maj, da det er annonceret i klubbens kalender.
 
3 - Kasserer
 
Se gennemgang af skyldnere under punkt 1) Havnefoged, som blev suppleret med oplysning om tilgodehavender på 12.150,- fra i alt 19 medlemmer. Tallet reduceres næsten dagligt.
 
Fin likviditet; i runde tal 100.000,- på almindelig bankbog, 450.000 til højere rente (plus 300.000 i fonden, som er 'fredet'). Ingen problemer med at gå i gang med oprensning, så snart endelig godkendelse er givet.
 
Kulturarrangementer har været virkeligt gode; regnskab er ikke modtaget. Lars oplyser at arrangementerne ligger pænt inden for budget 3.000,- hvis overskydende Herslev-øl (værdi 858,-) gives til Jes' og Hans' Ringøen Rundt initiativ, og fratrækkes udgiften til kultur-arrangementer. Forslaget godkendt. [Øllet er overdraget til Jes ifm. fælles oprydning 13/5-12].
 
367 aktive medlemmer dags dato. 22 har betalt for at stå på ventelisten. Næste år hænges liste op i klubhuset, som medlemmerne kan skrive sig på - kasserer sender efterfølgende opkrævning for ventelistegebyr til 'de nye' på listen. 
 
4 - Hjertestarter
 
Service, eftersyn og eventuel opdatering. Jørgen Binzer kontaktes, da han har skaffet hjertestarteren, og har kontakt til den fornødne ekspertise. [Knud har talt med Jørgen, som umiddelbart mener, hjertestarteren er klar. Jørgen vil tjekke med firmaet, der har leveret hjertestarteren].
  
5 - Både på land
 
Det blev besluttet at koordinere flytning med søsætningsaktivitet efter sidste fælles søsætning. Der træffes aftale med vognmand + bådejere varsles om dato, når den kendes.
 
Tommy og Mejnert afgør suverænt hvilke både, der skal flyttes - bestyrelsen bakker ubetinget op.
 
Det er vigtigt at bådejere møder op - hvis de gør, betaler klubben for flytningen - hvis ikke, sker flytning for bådejers regning og risiko.
 
6 - Oprensning af sejlrende 
 
Vi er næsten i mål. Ole presser på for endelig godkendelse. [11. maj modtog vi 5-årig tilladelse fra Naturstyrelsen].
  
7 - Udgravning i skrænt
 
Pludselig er fjernelse af en skrænt vi selv har etableret blevet en 'byggesag'! Ole kontakter kommunen for en afklaring, så vi kan komme i gang.
 
8 - Køkken og vagtstue
 
En mus har gnavet hul i afløb fra opvaskemaskinen, hvilket har medført vandskade i køkkenet. Gunnar, Henry m.fl. har fjernet vinylgulv, og gulvet tørrer nu op. Knud afklarer om der er dækning ved forsikring. [Knud har efterfølgende bekræftet forsikringsdækning, og aftalt besigtigelse med Codan 23/5-12]
 
Der er udarbejdet en plan, og afsat midler til omfattende modernisering. En formand for husudvalget, der vil tage sig af projektet, savnes og efterlyses fortsat.
 
Dorte Thygesen har luftet at hun godt kunne tænke sig at give vagtlokalet en ordentlig omgang - meget positivt, hvis Dorte vil være tovholder på projektet; der er sat midler af. Opsummering af ønsker: Skabe med låse, sofaer/sovemøbler med rengøringsvenlig overflade - f.eks. læder - nyt fjernsyn, mulighed for opbevaring af undervisningstavler. Lars kontakter, og spørger om Dorte vil styre projektet, som skal koordineres med husudvalget. [Dorte har efterfølgende bekræftet at hun vil påtage sig opgaven. Ifm. fælles oprydning 13/5-12, 'hvervede' hun endog Arne Jessen, som vil give en hånd med vagtlokalet og køkkenet - godt gået!].
 
9 - Eventuelt
 
Bestyrelsen er blevet kontaktet vedr. tildeling af pladser til dele-både, foranlediget af en aktuel sag. Partsejeren, hvis medlemsnummer udløser sæsonplads, er ikke på noget tidspunkt er set ved sin båd - såvel bestyrelse som flere medlemmer synes det ser underligt ud. Bestyrelsen vil søge en afklaring på ejerforholdet.  Formanden kontakter de berørte. [Ejerne er kontaktet].
 
Principperne for tildeling af havneplads ligger fast og er retfærdige, når hensigten bag respekteres. Bestyrelsen har tidligere, overfor Lejre Kommune, skriftligt bekræftet at medlemmer på ventelisten ikke kan tilgodeses på andres bekostning. Dette må og skal vi stå inde for - hvor der rejses tvivl om de reele ejerforhold, må bestyrelsen forlange tilstrækkelig dokumentation - eksempelvis for økonomiske transaktioner, forsikringsforhold mv.
  
Indhold i skema vedr. frivilligt arbejde blev tilrettet. Thomas laver introtekst, hvorefter 4-500 styk trykkes og distribueres blandt medlemmerne. [Tekst og skema er på plads].
 
Lars har modtaget pose med papirer fra Peter - vil kigge på det, og informere om indholdet, specifikt skal der kigges efter forsikringspapirer. [Posen indeholdt vagtbøger fra tidligere år, mappe med vagtlister. Korrespondence med Codan samt forsikringspolicer. Aftale med bådelauget om brug af sejlrenden, mmm. - med meget mere].