Bestyrelsesmøde 6. september '10

Fremmødte: Peter, Flemming, Jimmy (Kl. 18-19), Ole, Thomas

Generel Information:
Flemming ønsker ikke at fortsætte som kasserer. Det har, iflg. Flemming, gentagne gange været problematisk at inddrive afregning fra festudvalget, og dette er udelukkende årsag til at Flemming ikke fortsætter. Bestyrelsen skal finde en ny kasserer, senest til næste generalforsamling.
Der er modtaget et kontoudtog fra Hørkram og Schultz, men der er ikke sendt nogen faktura til klubben. For ikke at modtage rykker-renter, skal vi have fundet ud af at hvem der har indkøbt (faktura mangler). 
De er restancer for kr. 8550 – fra klubbens medlemmer. Beløbet er mindre end det har været tidligere, så det går den rigtige vej.

1. Havnefogeden
...hvad skal vi gøre ved de bådejere der ikke overholder reglerne? Svar: Hvis reglerne ikke overholdes, så kan man ikke være medlem i sejlklubben. Vi giver én skriftlig advarsel, hvorefter medlemskabet tages op til vurdering – af bestyrelsen.
Masteskuret: Kommer der noget op til vores master? Svar: Ja – Gert Feldt har meddelt at masteskuret bliver klargjort til tiden. Vi SKAL have noget klar til (senest 1. oktober). Vi har fået mundtlig afrapportering fra Gert her til aften.
Hvad gør vi med den nye container? Vi afventer, og finder en løsning i forbindelse med sidste optagning. Lige nu er det svært at overskue hvor den kan placeres?
Skal sejl-jollerne tilbage foran klubhuset? Ja, desværre. Vi har ikke noget bud på en alternativ placering. En skam, da det ser godt ud med frit foran huset.
Slæbestedsafgift skal betales inden d. 15/3. Der kan ikke gradueres i prisen pga. afkortet sæson – ved sen bestilling. VI henviser til vores takst-blad.
Problemer med slæbestedet, tirsdag og torsdag. Der må ikke spærres. Thomas og Peter følger op og meddeler alle trænere, børn og forældre at slæbestedet ikke må blokeres – ej heller med jollevogne.
Det er stadig problematisk med hjemmesiden. Iflg. Jimmy bør vi få overflyttet data via. Professionel hjælp. Jimmy indhenter tilbud på at flytte alt.
Vores el-arbejde er livsfarligt som det er nu. VI har besluttet – og igangsat – en udbedring af de fundne fejl.
Mejnert har indleveret en beskrivelse af sine arbejdsopgaver. Iflg. Mejnert er det lettere at finde en erstatning, hvis man ved hvad man går ind til. Vi arbejder hen mod at finde 2/3 assistenter til Mejnert.
Jolle FLT04 er placeret på en svaj-plads, og er fortøjret forkert (med tovværk). Det har ikke været muligt at få kontakt til ejeren. Bestyrelsen har ikke hjemmel til at gøre andet, end at informere. Det er ikke sandsynligt at jollens fortøjning holder hele sæsonen.

2. Redningsstiger på broerne.
Efter at have været rundt i en masse havne i sommerferien og oplevet folk falde i vandet uden at kunne komme op. HSS mangler disse på broerne. Thomas søger Tryg-fonden om midler til stiger på enden af bro 4.

3. Havneudvidelsesudvalg.
Opstart af udvalg og definering af opgaven. Minimum 10 pladser på 12 x 3,5 meter. Fremtidens både bliver jo ikke mindre. Opgaven ligger hos visionsudvalget.

4. Havne uddybning.
Halvdelen af kølbådene på bro 3 står på kølen. Der er evt. mulighed for at aflæsse opgravning på land? Vi retter henvendelse til havneudvalget.

5. Rygning i klubhuset,
hvad har vi bemyndigelse til. Hvad gør vi? Alle vores skilte blev fjernet fra klubhuset. Der er stadig skiltning på indgangsdøren. Det er nok. Vi kan overveje at sætte skilte på de to midterste indgangsdøre fra balkonen. Vi ligger under alle omstændigheder under for de regler vedr. rygning i klubhuset, som er udstukket at DS.Rygning i klubhuset, hvad har vi bemyndigelse til. Hvad gør vi?

6. Retningslinjer for mail fra bestyrelsen til medlemmerne.
Vi må ikke forward af svar fra andre bestyrelses medlemmer til de øvrige medlemmer. Vedtaget. Alle mails der udspinder af korrespondance mellem bestyrelsesmedlemmer skal laves forfra.

7. Opfordring til bådejere om at skrive hvor længe deres plads er ledig når den står på grøn.
Måske skulle vi have nye skilte så det blev nemmere at skrive beskeder. Vi opfordrer til en bedre information – så andre kan få glæde af pladserne. Vi er i skrivende stund ikke helt klar over hvordan vi bedst når ud til medlemmerne. Der er problemer med hjemmesiden, og vi har ikke nogen helt opdateret mail liste.

8. Status - varmepumper:
Varmepumper i klubhuset, de er sat op, men virker de. Skal der sættes en instruks op hvordan de benyttes? Der kommer en instruks, når varmepumperne bliver endeligt aktiveret.

9. Status - referater:
Upload af referater til hjemmesiden, bestyrelsen bør tage over her. JimmyStatus: Upload af referater til hjemmesiden, bestyrelsen bør tage over her. Jimmy

10. Status - vand:
Vandet løber i vaskerum og ved jolle broen, hvem gør hvad? De fejler og mangler vi har observeret bliver udbedret i forbindelse med etablering af vand fra vandværket (uge 38).

11. Status indsamling af mail adresser – v. Jimmy.
Der er ikke nyt til dette punkt, da Jimmy blev nød til at tage af sted – tidligere…

12. Status hjemmesiden?
Der har været store problemer med flere computere og den primære mistanke centrerer sig nu om brug af Windows7. Lars Borup har, så vidt vi ved?, kommunikation kørende med udbyderen om at få korrigeret dette?

13. Status vand:
Der bliver lagt vand ind om 14 dage (uge 38). Der er søgt om vandindvindingstilladelse. Flemming har indgået de nødvendige aftaler med diverse håndværkere (NiFa & Grøn). De første 1000 m3 er uden omkostninger, da sejlklubben er en virksomhed. Kommunen forlanger at der kommer måler på vores egen indvinding. Det system der etableres, er som oprindeligt aftalt med et 2-strengs-system.

14. Status byggeansøgning
overbygning på miljøhuset samt tilladelse til at grave containeren ind i skrænten? Flemming, Thomas og Peter. Vi har ikke lavet den endnu.

15. Opdatering af liste over ting som bestyrelsen ønsker at ændre ved næste generalforsamling.
- Havneudvidelsesudvalg?

16. Der er ikke gjort mere ved postkasse til betaling af havneleje.
Peter prøver gennem nogle kontakter om jeg kan få fremstillet en i rustfri stål.

17. DS aktiviteter i forbindelse med skoleklasser (Et aktuelt projekt under opsejling).
Der er generel opbakning fra bestyrelsen til aktiviteter der kan forstærke vores ungdomsarbejde. Thomas går videre med sagen.

18. Klubbens visioner generelt
(Hvad vil vi gerne fremover? Lige nu er der mange juniorforældre der flytter til Holbæk – er det ok med os?). Vi ser på idéer fra visionsudvalgets input til hvad vi kan gøre?

19. Venteliste jf. pladsbredder.
Mejnert har fremsendt et meget fint udkast til dette. Der ændres som sådan ikke på gældende praksis, men den størrelsesopdelte venteliste gør det meget mere synligt hvor langt man er fra at få en plads – til netop ens egen båd.

20. Flemming - økonomi:
Nuværende balance er; at indtægter ligger over niveau og udgifter er ikke oppe på niveau. Eneste difference er havneudvalget, der i forbindelse med etablering af maste-hylder. Det umiddelbare indtryk er at budgettet holder – som det ser ud herfra. Der er, iflg. Flemming kommet regninger på nyanskaffelser. Det er iflg. udvalget en fejl, og Flemming har lovet at udrede hvor udgifterne er ”forsvundet hen”. Der følges op på næste bestyrelsesmøde. Peter melder at det ikke er udgifter til juniorafdelingen, da der har været fokuseret meget på at spare blandt juniorerne. Det blev desuden oplyst at der via. juniorforældrenes indsats er indkommet 9.000 kr. fra et netop afholdt arrangement (TeamBuilding), samt 9.000 kr. for salg af den hjemme-restaurerede 420’er (til Arresø sejlklub).

Dato for næste bestyrelsemøde er endnu ikke fastsat